Kiedy prowadzimy działalność gospodarczą chcemy mieć jak największy dochód. Z ekonomicznego punktu widzenia możemy to zrobić dwojako: zwiększając sprzedaż lub zmniejszając koszty.
Generująca własna działalność gospodarcza koszty może dawać prawo by odliczyć je od przychodów z tej działalności i powstaje dochód, czyli to co po opodatkowaniu zostaje nam w kieszeni.
W księgowości rozróżnia się dwa rodzaje ewidencji kosztów. Jest to ewidencja na Podatkowej Książce Przychodów i Rozchodów oraz na Księgach Handlowych.
Podatkowa Książka Przychodów i Rozchodów (w skrócie PKPiR) jest to tak zwana uproszczona księgowość. Tam ujmujemy koszty w zasadzie w czterech kategoriach – najbardziej powszechne jako materiały czy towary handlowe, a także pozostałe koszty niezbędne do prowadzenia działalności, np. media, komputer, artykuły biurowe, środki czystości, itp. Trzecia kategoria kosztów to są tzw. koszty uboczne zakupu, jednak są one rzadsze i o nieznacznej wartości. Są to na przykład reklamówki, w których przynosimy zakupy czy wszelkie opakowania i transport. Czwarta kategoria to wynagrodzenia i też nie zawsze występuje. Rozporządzenie o prowadzeniu tej Książki ściśle definiuje numery kolumn, w których powinny znaleźć się poszczególne koszty. Jest to bowiem „Książka” składająca się z tabeli z wierszami i kolumnami. I tak koszty występują w następujących kolumnach:
– kolumna 10 – materiały i towary
– kolumna 11 – koszty uboczne zakupu
– kolumna 12 – wynagrodzenia
– kolumna 13 – pozostałe koszty
W Księgach Handlowych kategorie kosztów są bardziej skomplikowane, więc te zleca się przeważnie do prowadzenia wyspecjalizowanym księgowym. Występuje też księgowanie na kontach po jednej z dwóch stron konta, podczas gdy kolumny w PKPiR nie mają stron. Limit przychodów do prowadzenia Ksiąg Handlowych zaczyna się od 2 000 000 Euro. Wszak każdy może je prowadzić dobrowolnie nie przekroczywszy tego limitu, ale za względu na dużą kosztowność prowadzenia tych Ksiąg przedsiębiorcy na ogół się na to nie decydują.
To byłyby rodzaje ewidencji, jednak diabeł tkwi szczegółach, a szczegół jest taki, że nie wszystko możemy do kosztów zaliczać. Co do zasady można zaliczyć to, co jest nam potrzebne do prowadzenia działalności, czyli do wytwarzania produktów bądź świadczenia usług. Ustawodawca jednak w art. 23. ust.1. ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych wymienia listę kosztów, które nie mogą stanowić kosztów uzyskania przychodów. Podobna lista występuje w ustawie o podatku dochodowym od osób prawnych. Listy te nie są jednak wystarczające. Spotykamy się z mnóstwem interpretacji podatkowych. Ostatnimi czasy bardzo popularne było zagadnienie, czy okulary i soczewki można wliczyć w koszty firmy. Okazało się, że tego kosztu nie da się rozliczyć. Co ciekawsze nie da się go rozliczyć jeśli okulary są kupowane na rzecz przedsiębiorcy, jeśli są to okulary dla pracownika, to wówczas można je wrzucić w koszty.
Koszty powinny być udokumentowane. Dokumentem poniesienia kosztu jest faktura, czasem rachunek lub paragon. Faktura powinna być wystawiona na odpowiedniego nabywcę i zaliczona do miesiąca zakupu. W uproszeniu w PKPiR można ujmować ją po dacie wystawienia, choć są wyjątki. Innym dokumentem jest wyciąg bankowy. Można wliczać też koszty odsetek czy prowizji bankowych. Zdarzają się też takie dokumenty, jak deklaracje, szczególnie w przypadku podatków. Należy jednak pamiętać, że nie wszystkie podatki mogą być kosztami uzyskania przychodów.
Możliwość odliczania kosztów niesie konsekwencje większego oprocentowania podatkiem dochodowym, może on wynosić nawet 32%, po przekroczeniu pewnej skali przychodów, choć na ogół wynosi 18% lub 19% – tzw. podatek liniowy. Warto zastanowić się czy koszty są na tyle duże by je rozliczać, ponieważ stawki opodatkowania na ryczałcie, czyli formie bez opcji rozliczania kosztów są znacznie niższe.
Osoby, które nie rozliczają podatku VAT ujmują koszty w kwocie brutto, natomiast tzw. VATowcy – osoby rozliczające VAT mogą ująć koszty tylko w kwocie netto. Zatem w zależności od tego czy ktoś jest podatnikiem VAT są dwie metody rozliczania kosztów. VAT też czasem można wrzucić w koszty, ale tylko jako część nieodliczonego VAT od paliwa.
Ciekawym kosztem jest amortyzacja. Kiedy kupujemy wysokowartościowy środek, np. drogi komputer, samochód, maszyny nie dajemy go w całości w koszty w miesiącu zakupu, tylko jest on niejako rozbijany na raty kosztów według ustawowych stawek amortyzacji. Zakupione w ten sposób zasoby są to tak zwane środki trwałe.
Znajomość jakie stanowi własna działalność gospodarcza koszty jest bardzo ważna. Jest też dość skomplikowana. Prawo podatkowe jest bardzo chwiejnym prawem i warto oddać ten aspekt w ręce dobrego księgowego. Według statystyk Grant Thornton, organizacji zajmującej się badaniem tzw. barometru prawnego, czyli śledzeniem nasilenia zmian przepisów, przeciętny przedsiębiorca musiałby poświęcać co najmniej 4 godziny dziennie na wgłębienie wszystkich przepisów. Ten „fenomen” nazywany jest właśnie „biegunką prawną”.
Tak na marginesie więc dobry księgowy, to nie tylko specjalista od rachunków, to poniekąd prawnik śledzący te wszystkie przepisy i dostosowujący je do swoich kalkulacji. Warto zatem dowiedzieć się jakie kompetencje ma księgowy. Nie koniecznie musi to być osoba po finansach i rachunkowości. Myślę, że doskonale, jak nie lepiej, sprawdziła by się osoba po prawie ze specjalnością podatkową i dodatkowym fakultetem z finansów i rachunkowości.
Podsumowując koszty są kojarzone na ogół z pojęciem księgowym, z ewidencją, z kalkulacją, odjęcie ich od przychodu daje dochód. Ewidencjonujemy je na Podatkowej Książce Przychodów i Rozchodów, stanowiącą tak zwaną uproszczoną księgowość lub na pełnej księgowości czyli Księgach Handlowych. Nie wszystkie wydatki to koszty uzyskania przychodów, a więc nie wszystkie można od tego przychodu odjąć. Dokumentujemy je przeważnie faktura. Inaczej rozliczamy w przypadku podatników VAT, inaczej w przypadku przedsiębiorców niebędących podatnikami VAT. Niektóre koszty rozbijamy w czasie jak np. amortyzację. Znajomość podstawowej wiedzy o kosztach bardzo się przydaje każdemu przedsiębiorcy, nawet jeśli ma swoją księgową.
